Coordonnateur(trice) Support Usine – Comptes Fournisseurs 

Résumé du poste 

Nous recherchons une personne organisée, polyvalente et motivée pour occuper le poste de Coordonnateur(trice) Support Usine. Sous la supervision du/de la Gestionnaire administratif(ve), le/la titulaire devra effectuer des tâches liées aux comptes fournisseurs ainsi que diverses tâches administratives, en toute autonomie et avec rigueur. 

Responsabilités principales 

• Préparer les bons de commande et enregistrer la réception des marchandises dans le système. 

• Analyser les comptes fournisseurs pour s’assurer que les paiements sont à jour et que les délais de livraison sont respectés. 

• Communiquer avec les fournisseurs, répondre aux demandes d’information, obtenir les relevés de compte et corriger les factures au besoin. 

• Collaborer à la clôture mensuelle (factures problématiques, imputations pour la période à clôturer, etc.). 

• Classer et rapprocher les factures et documents administratifs selon les procédures en vigueur. 

• Effectuer les ajustements d’inventaire dans Microsoft GP et assurer le recyclage quotidien des inventaires. 

• Compléter le rapport mensuel statistique pour Meuniers Canada. 

• Gérer les commandes de fournitures de bureau et l’inventaire. 

• Rédiger et diffuser des notes de service. 

• Maintenir la liste de séniorité des employés syndiqués et préparer la correspondance interne. 

• Mettre à jour la liste des griefs actifs. 

• Gérer les accès CHUBB des employés, les commandes téléphoniques et les contacts avec les fournisseurs de téléphonie et d’Internet. 

• Organiser la logistique des événements internes et externes. 

• Assister le/la Gestionnaire administratif(ve) dans diverses tâches. 

• Assurer le suivi des formations en santé et sécurité alimentaire. 

• Saisir les statistiques des observations de sécurité (programme SCORE). 

Compétences et expériences essentielles 

• Diplôme collégial en administration ou comptabilité, ou 3 ans d’expérience équivalente. 

• Maîtrise de la suite Office (Excel, Word). 

• Connaissance de Microsoft GP, Jaggaer et outils bureautiques (atout). 

• Compétences en communication professionnelle. 

• Expérience en comptes fournisseurs dans un environnement manufacturier et compréhension des principes comptables de base. 

• Capacité à travailler avec une supervision limitée. 

Autres considérations 

• Grande attention aux détails, capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, adaptabilité. 

• Esprit analytique et sens des priorités. 

• Capacité à rester assis longtemps et à soulever des charges d’environ 10 kg. 

Langues requises 

Francais requis   

Anglais : requis pour communiquer avec les fournisseurs, les partenaires et les collègues situés aux États-Unis et dans l’Ouest canadien. 

Plant Support Coordinator – Accounts Payable 

Job Summary 

We are seeking an organized, versatile, and motivated individual to join our team as a Plant Support Coordinator. Reporting to the Administrative Manager, the successful candidate will handle accounts payable support and various administrative tasks with autonomy and accuracy. 

Main Responsibilities 

• Prepare purchase orders and record goods receipt in the system. 

• Analyze accounts payable to ensure payments are up to date and delivery timelines are met. 

• Communicate with suppliers, respond to inquiries, obtain account statements, and correct invoices as needed. 

• Assist with month-end closing (problem invoices, accruals for the closing period, etc.). 

• Review, classify, and match invoices and administrative documents according to established procedures. 

• Enter inventory adjustments in Microsoft GP and ensure daily recycling of inventories. 

• Complete monthly statistical report for Canadian Millers. 

• Manage office supply orders and inventory. 

• Draft and distribute memos. 

• Maintain seniority list of unionized employees and prepare internal correspondence. 

• Update list of active grievances. 

• Manage CHUBB access for employees, handle telephone orders, and maintain contact with telecom and internet providers. 

• Coordinate logistics for internal and external corporate events. 

• Assist the Administrative Manager with various tasks as needed. 

• Follow up on health and food safety training for all employees. 

• Enter safety observation statistics (SCORE program). 

Essential Skills and Experience 

• College diploma in administration or accounting, or 3 years equivalent work experience. 

• Proficiency in Microsoft Office Suite (Excel, Word). 

• Knowledge of Microsoft GP, Jaggaer, and office automation tools (asset). 

• Professional communication skills. 

• Experience with accounts payable in a manufacturing environment and understanding of basic accounting principles. 

• Ability to work with limited supervision. 

Other Considerations 

• Attention to detail, ability to manage multiple tasks simultaneously, adaptability. 

• Analytical mindset and sense of priorities. 

• Ability to remain seated for long periods and lift approximately 10 kg. 

Language Requirements 

French: Required

English: Required for communication with vendors, suppliers, and colleagues in the USA and Western Canada.