Coordonnateur(trice) Support Usine – Comptes Fournisseurs 

Résumé du poste 

Nous recherchons une personne organisée, polyvalente et motivée pour occuper le poste de Coordonnateur(trice) Support Usine. Sous la supervision du/de la Gestionnaire administratif(ve), le/la titulaire devra effectuer des tâches liées aux comptes fournisseurs ainsi que diverses tâches administratives, en toute autonomie et avec rigueur. 

Responsabilités principales 

• Préparer les bons de commande et enregistrer la réception des marchandises dans le système. 

• Analyser les comptes fournisseurs pour s’assurer que les paiements sont à jour et que les délais de livraison sont respectés. 

• Communiquer avec les fournisseurs, répondre aux demandes d’information, obtenir les relevés de compte et corriger les factures au besoin. 

• Collaborer à la clôture mensuelle (factures problématiques, imputations pour la période à clôturer, etc.). 

• Classer et rapprocher les factures et documents administratifs selon les procédures en vigueur. 

• Effectuer les ajustements d’inventaire dans Microsoft GP et assurer le recyclage quotidien des inventaires. 

• Compléter le rapport mensuel statistique pour Meuniers Canada. 

• Gérer les commandes de fournitures de bureau et l’inventaire. 

• Rédiger et diffuser des notes de service. 

• Maintenir la liste de séniorité des employés syndiqués et préparer la correspondance interne. 

• Mettre à jour la liste des griefs actifs. 

• Gérer les accès CHUBB des employés, les commandes téléphoniques et les contacts avec les fournisseurs de téléphonie et d’Internet. 

• Organiser la logistique des événements internes et externes. 

• Assister le/la Gestionnaire administratif(ve) dans diverses tâches. 

• Assurer le suivi des formations en santé et sécurité alimentaire. 

• Saisir les statistiques des observations de sécurité (programme SCORE). 

Compétences et expériences essentielles 

• Diplôme collégial en administration ou comptabilité, ou 3 ans d’expérience équivalente. 

• Maîtrise de la suite Office (Excel, Word). 

• Connaissance de Microsoft GP, Jaggaer et outils bureautiques (atout). 

• Compétences en communication professionnelle. 

• Expérience en comptes fournisseurs dans un environnement manufacturier et compréhension des principes comptables de base. 

• Capacité à travailler avec une supervision limitée. 

Autres considérations 

• Grande attention aux détails, capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, adaptabilité. 

• Esprit analytique et sens des priorités. 

• Capacité à rester assis longtemps et à soulever des charges d’environ 10 kg. 

Langues requises 

Francais requis   

Anglais : requis pour communiquer avec les fournisseurs, les partenaires et les collègues situés aux États-Unis et dans l’Ouest canadien. 

Plant Support Coordinator – Accounts Payable 

Job Summary 

We are seeking an organized, versatile, and motivated individual to join our team as a Plant Support Coordinator. Reporting to the Administrative Manager, the successful candidate will handle accounts payable support and various administrative tasks with autonomy and accuracy. 

Main Responsibilities 

• Prepare purchase orders and record goods receipt in the system. 

• Analyze accounts payable to ensure payments are up to date and delivery timelines are met. 

• Communicate with suppliers, respond to inquiries, obtain account statements, and correct invoices as needed. 

• Assist with month-end closing (problem invoices, accruals for the closing period, etc.). 

• Review, classify, and match invoices and administrative documents according to established procedures. 

• Enter inventory adjustments in Microsoft GP and ensure daily recycling of inventories. 

• Complete monthly statistical report for Canadian Millers. 

• Manage office supply orders and inventory. 

• Draft and distribute memos. 

• Maintain seniority list of unionized employees and prepare internal correspondence. 

• Update list of active grievances. 

• Manage CHUBB access for employees, handle telephone orders, and maintain contact with telecom and internet providers. 

• Coordinate logistics for internal and external corporate events. 

• Assist the Administrative Manager with various tasks as needed. 

• Follow up on health and food safety training for all employees. 

• Enter safety observation statistics (SCORE program). 

Essential Skills and Experience 

• College diploma in administration or accounting, or 3 years equivalent work experience. 

• Proficiency in Microsoft Office Suite (Excel, Word). 

• Knowledge of Microsoft GP, Jaggaer, and office automation tools (asset). 

• Professional communication skills. 

• Experience with accounts payable in a manufacturing environment and understanding of basic accounting principles. 

• Ability to work with limited supervision. 

Other Considerations 

• Attention to detail, ability to manage multiple tasks simultaneously, adaptability. 

• Analytical mindset and sense of priorities. 

• Ability to remain seated for long periods and lift approximately 10 kg. 

Language Requirements 

French: Required

English: Required for communication with vendors, suppliers, and colleagues in the USA and Western Canada. 

At Ardent Mills, the security of our employees and candidates is a priority. We will never request sensitive information such as your bank account information, social security number, or other non-publicly available information during the application and interview process. If someone asks you for sensitive information, we strongly advise that you assume that individual is not affiliated with Ardent Mills. Some things to watch out for: 

• Slightly altered or unprofessional email addresses. Ardent Mills’ Recruitment team only corresponds from email addresses with the domain first.last.talent@ardentmills.com or first.last@ardentmills.com. 

• Vague job requirements or job descriptions. Our open job opportunities and descriptions can be found at ardentmillscareers.com